『簡報』可以說是每個人在一生中,都必須不斷面臨的挑戰。
我們從學生時代的小組報告、專題報告,到出社會後的面試自薦、作品集、各式提案簡報、成果報告、商品展示、演講……等,不知曾投入多少心血,在製作這份平均僅展示數十分鐘的文件上;也不知曾看過多少人做簡報,聽過多少場的演講。在這個講求競爭力的社會中,『簡報力』儼然已成為是現代人必備的能力之一,然而,它也不能稱得上是一件「容易」的事。好的簡報能順暢地傳達訊息,一份『成功的簡報』則是良好的「講者形象」與「簡報內容」的集合體;若能善加運用各式簡報文書工具,便能更輕易地達到事半功倍的效果。
專業簡報,4步驟輕鬆搞定!
雖然簡報成功的重點主要來自於「講者形象」,但我們常常發現,一名善於演說的講者其實不見得擅長製作簡報內容,或是只將投影片做為輔助的工具;往往台上講得口沫橫飛、滔滔不絕,聽眾確不容易抓住重點,一旦走出門外就將聽講內容忘了大半,這樣的情況就相當枉費我們每次事前的大量準備,以及反覆練習。下面就簡報的「頁面製作」及「工具運用」,統整出4大重點步驟,讓我們在有限的時間內,縮短製作流程,並達到最大的效益;用一份成功的簡報快速抓住全場的目光,並增加自信,建立專業形象,以精確地達到簡報的目的:
1、『主題整合』-封面吸引人,演說事半功倍。
成功的簡報,會讓聽眾在一開始就抱持著「我要聽下去」的高度興趣。因此,在製作簡報之前,必須要先「蒐集聽眾的基本訊息」,充分了解他們的背景(是學生?公司同仁?企業主?還是退休銀髮族?),前來聽這次演說的原因,期待獲得的內容/需求,對主題的熟悉程度……等,以針對觀眾選擇適合的呈現內容及方式,並訂定合適的主題;這個主題必須簡潔有力,並與演說內容相契合,最好是內容整合後的核心概念,並擁有將話題「開放性延伸」的特質。
這時候,針對簡報主題選擇一個漂亮吸引人的封面/主視覺,就能更順利地抓住觀眾的注意力,襯托出簡報想傳達的重點。「封面」的作用,在於讓聽眾在簡報開始前便能大致了演說的方向,當然就更容易進入演說情境當中。若覺得主題訂得太廣,或是太過抽象,建議善用大小標題的組合,以將概念做完整的串連。
封面的作用,在於讓聽眾在簡報開始前便能大致了演說的方向,當然就更容易進入演說情境當中。此外,善用大小標題的組合,更能將概念做完整的串連。